Pembuatan dokumen sesuai dengan Standar ISO 9001:2015 melibatkan serangkaian langkah yang hati-hati dan perhatian terhadap persyaratan standar tersebut.

Dokumen-dokumen yang sesuai dengan ISO 9001:2015 mencakup kebijakan mutu, prosedur operasional standar (SOP), rencana mutu, dan rekaman mutu. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat dokumen sesuai ISO 9001:2015 (sistem manajemen mutu):

Pahami Persyaratan Standar ISO 9001:2015

Langkah pertama adalah memahami persyaratan ISO 9001:2015 yang berlaku untuk organisasi Anda. Ini termasuk pemahaman tentang tujuan, lingkup, dan persyaratan khusus yang harus dipenuhi.

1 ) Identifikasi Kebutuhan Dokumen

Identifikasi dokumen yang diperlukan sesuai dengan standar. Ini dapat mencakup kebijakan mutu, prosedur-prosedur yang relevan, rencana mutu, instruksi kerja, dan rekaman mutu.

2 ) Penetapan Tujuan dan Kriteria

Tentukan tujuan dan kriteria dokumen. Ini termasuk informasi yang harus dicakup, format dokumen, frekuensi pembaruan, dan tanggung jawab pemeliharaan.

3 ) Penyusunan Dokumen standar ISO 9001:2015

Buat dokumen sesuai dengan persyaratan dan tujuan yang telah ditentukan. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan sederhana, serta memasukkan istilah-istilah yang konsisten dengan standar ISO 9001.

4 ) Validasi dan Revisi

Validasi dokumen dengan melibatkan personel yang relevan dalam organisasi. Pastikan bahwa dokumen mencerminkan proses-proses yang sebenarnya dalam organisasi.

Dokumen harus direvisi jika ada perubahan dalam proses atau persyaratan, dan revisi harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditentukan.

5 ) Aproval dan Distribusi

Dokumen harus disetujui oleh pihak yang berwenang dalam organisasi sebelum distribusi. Pastikan ada catatan persetujuan yang jelas.

Dokumen harus didistribusikan ke pihak yang memerlukannya dan dibuat tersedia di lokasi yang sesuai.

6 ) Pelatihan

Pastikan personel yang terlibat dalam proses-proses yang diatur oleh dokumen tersebut telah menerima pelatihan yang sesuai dan memahami dokumen tersebut.

Baca juga : Proses Audit Sistem Manajemen Mutu

7 ) Pemeliharaan dan Pembaruan:

Dokumen harus dipelihara dengan baik dan diperbarui sesuai kebutuhan. Pastikan ada prosedur pembaruan yang jelas.

8 ) Pengawasan dan Audit:

Dokumen-dokumen yang telah dibuat harus diawasi dan dapat diaudit secara berkala untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar ISO 9001:2015.

9 ) Penghapusan dan Pemusnahan:

Dokumen yang sudah tidak relevan atau tidak digunakan lagi harus dihapus atau dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang ditentukan.

10 ) Dokumentasi Rekaman Mutu:

Pastikan bahwa rekaman mutu seperti catatan audit, hasil verifikasi, dan data kinerja tetap terdokumentasi sesuai dengan persyaratan standar.

11 ) Pemantauan Kinerja Dokumen:

Lakukan pemantauan secara berkala terhadap kinerja dokumen untuk memastikan bahwa mereka efektif dalam mendukung Sistem Manajemen Mutu (QMS) dan tujuan organisasi.

12 ) Komersialisasi:

Dokumen yang sesuai dengan ISO 9001:2015 dapat digunakan sebagai alat untuk membuktikan kepatuhan terhadap standar dan juga sebagai aset komersial yang mengesankan bagi pelanggan dan mitra bisnis.

Penting untuk selalu mempertahankan dokumen sesuai standar ISO 9001:2015 dengan baik dan memastikan bahwa mereka selalu up-to-date. Selain itu, melibatkan personel yang relevan dalam proses penyusunan dan pemeliharaan dokumen adalah kunci untuk kesuksesan dalam mengelola sistem dokumentasi yang sesuai standar.

One thought on “Cara pembuatan dokumen sesuai standar ISO 9001:2015”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *