Proses Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Pelaksanaan audit Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System – QMS) di perusahaan adalah suatu proses yang penting untuk memastikan semua berfungsi sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam pelaksanaan audit internal QMS di organisasi/perusahaan yang bisa Anda terapkan:

Proses Audit Sistem Manajemen Mutu

1 . Perencanaan Audit:

• Pemilihan Tim Auditor: Pilih auditor internal yang kompeten dalam Sistem Manajemen Mutu dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001.
• Penjadwalan Audit: Tentukan jadwal audit yang sesuai dengan rencana audit internal. Biasanya, audit internal dilakukan secara berkala, seperti setiap tahun.
• Persiapan Dokumen: Siapkan dokumen-dokumen yang akan digunakan selama audit, termasuk rencana audit, checklist, dan rekaman audit sebelumnya.

2 . Persiapan Audit:

• Pemberitahuan Audit: Beri tahu departemen atau bagian yang akan diaudit tentang rencana audit dan tujuan audit.
• Peninjauan Dokumen: Auditor perlu memeriksa dokumen-dokumen terkait QMS, termasuk kebijakan, prosedur, instruksi kerja, dan rekaman lainnya.
• Penetapan Ruang Lingkup Audit: Tentukan ruang lingkup audit, yaitu area dan proses yang akan diaudit.

3 . Pelaksanaan Audit:

• Pengumpulan Informasi: Auditor mengumpulkan informasi dengan melakukan wawancara dengan staf, mengamati proses, dan memeriksa dokumen.
• Pencatatan Temuan: Auditor mencatat temuan audit, termasuk ketidaksesuaian, pelanggaran, dan temuan positif.
• Komunikasi dengan Tim Auditee: Auditor berkomunikasi dengan tim yang diaudit untuk memberikan umpan balik sepanjang audit.

Baca juga : INILAH PERBEDAAN BAHAYA DAN RISIKO YANG PERLU KAMU KETAHUI

4 . Evaluasi dan Analisis:

• Penilaian: Auditor mengevaluasi temuan audit untuk menentukan tingkat kepatuhan terhadap persyaratan ISO 9001 dan apakah perbaikan atau tindakan korektif diperlukan.
• Analisis Penyebab: Jika ada ketidaksesuaian, auditor harus menganalisis penyebab akar dan mencari tahu mengapa masalah tersebut terjadi.

5 . Pelaporan Hasil Audit:

• Laporan Audit: Auditor membuat laporan audit yang mencakup temuan, rekomendasi perbaikan, dan tindakan yang direkomendasikan.
• Umpan Balik: Laporan audit disampaikan kepada manajemen dan departemen yang diaudit. Dalam beberapa kasus, ada tindak lanjut yang dibutuhkan untuk menjelaskan temuan dan tindakan yang diperlukan.

6 . Tindak Lanjut:

• Perbaikan dan Tindakan Korektif: Departemen yang diaudit mengambil tindakan untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan.
• Verifikasi: Auditor internal mungkin perlu melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan atau tindakan korektif telah diambil dan efektif.

7 . Pelacakan dan Pengukuran Kinerja

Departemen manajemen QMS harus melacak dan mengukur kinerja berdasarkan hasil audit internal. Ini dapat digunakan sebagai alat untuk perbaikan berkelanjutan.

8 . Peningkatan Berkelanjutan

Hasil audit internal ISO 9001:2015 harus digunakan untuk meningkatkan QMS secara keseluruhan. Ini melibatkan identifikasi peluang perbaikan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan.

Proses audit internal QMS adalah komponen kunci dari Sistem Manajemen Mutu dan membantu perusahaan untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas sistem ini. Dengan pelaksanaan audit yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka tetap sesuai dengan standar, meningkatkan kualitas produk atau layanan mereka, dan mencapai tujuan bisnis mereka.

Demikian adalah proses audit sistem manajemen mutu untuk lingkup internal organisasi/perusahaan, guna menjaga kualitas atau standar yang sama di setiap layanan dan produk yang dikeluarkan.